Administrative Assistant-Real Estate

Job Summary:

We’re seeking an organized, methodical and driven Real Estate Administrative Assistant with unsurpassed attention to detail who thrives on their high standards and quality of work.

We serve an exceptionally sophisticated client base at a high level. We pride ourselves on providing a high level of customer service and streamlined approach to every transaction.

Responsibilities include but may not be limited to:

  • Lead a high-performing team of real estate agents and support staff.
  • Provide team members with leadership, coaching, and mentorship to foster a positive and collaborative team culture.
  • Develop and implement efficient operational processes and systems for optimal performance.
  • Monitor and analyze key performance indicators (KPIs) to identify improvement areas.
  • Maximize productivity by streamlining workflows and removing bottlenecks in operations.
  • Manage budgets, track expenses, and analyze financial data for cost-saving opportunities.
  • Monitor revenue and expense trends to guide strategic decision-making.
  • Build and maintain strong relationships with clients, vendors, and partners.
  • Address client concerns promptly and professionally to provide exceptional customer service.

Qualifications:

  • Previous experience successfully managing real estate operations is required for this role.
  • Demonstrated ability to lead and manage teams effectively is essential.
  • Exceptional organizational skills and effective time management are necessary qualities.
  • Strong problem-solving skills and analytical thinking are highly valued in this position.
  • Excellent communication and interpersonal abilities are crucial for successful interactions with team members and clients.
  • Proficiency in utilizing real estate software and tools is a must.
  • Proficiency in utilizing Microsoft Office and Google Workspace
  • An in-depth understanding of real estate market trends and industry best practices is important.
  • Applicants must be bilingual (English and French)

Résumé du poste :

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) en immobilier organisé(e), méthodique et motivé(e), doté(e) d’une attention exceptionnelle aux détails et qui valorise la qualité et l’excellence dans son travail.

Nous servons une clientèle sophistiquée et exigeante, et nous nous démarquons par un service client de haut niveau et une gestion fluide et efficace de chaque transaction.

Responsabilités (incluant, mais sans s’y limiter) :

  • Diriger une équipe performante composée de courtiers immobiliers et de personnel de soutien.
  • Fournir leadership, encadrement et mentorat pour favoriser une culture d’équipe positive et collaborative.
  • Développer et mettre en œuvre des processus opérationnels efficaces pour optimiser la performance.
  • Analyser et suivre les indicateurs de performance clés (KPI) afin d’identifier les pistes d’amélioration.
  • Maximiser la productivité en simplifiant les flux de travail et en éliminant les goulots d’étranglement.
  • Gérer les budgets, suivre les dépenses et analyser les données financières pour identifier des opportunités d’économie.
  • Suivre les tendances de revenus et de dépenses afin de soutenir la prise de décision stratégique.
  • Établir et maintenir de solides relations avec les clients, les fournisseurs et les partenaires.
  • Traiter rapidement et professionnellement les préoccupations des clients afin d’assurer un service exceptionnel.

Qualifications :

  • Une expérience antérieure réussie en gestion d’opérations immobilières est requise.
  • Solide capacité démontrée à diriger et gérer des équipes.
  • Excellentes compétences organisationnelles et grande maîtrise de la gestion du temps.
  • Fortes aptitudes en résolution de problèmes et pensée analytique.
  • Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles pour interagir efficacement avec l’équipe et les clients.
  • Maîtrise des logiciels et outils immobiliers.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office et de Google Workspace.
  • Bonne compréhension des tendances du marché immobilier et des meilleures pratiques de l’industrie.
  • Bilinguisme (français et anglais) requis.

Type d’emploi : Temps plein

Lieu de travail : En présentiel

Job Type: Full-time

Pay: $55,000.00-$65,000.00 per year

Experience:

  • Real Estate Operations: 2 years (required)

Language:

  • English and French (required)

Location:

  • Montréal, QC (required)

Work Location: In person

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